2020 начался очень интересно - внезапно и резко распространившаяся эпидемия нового коронавируса, достигшая масштабов пандемии, внесла смуту в планы всего человечества. Отмена перелетов, закрытие заводов, прекращение поставок и карантины по всему миру значительно ударили по мировой экономике. Сегодня остается только догадываться, насколько значительными будут изменения, вызванные предупредительными мерами, однако одна из таких мер проявляется уже сегодня - огромное количество компаний по всему миру отправили своих работников работать из дома. Интересно то, что большинство из них ни при каких иных условиях удаленную работу не допускало, и к таким событиям были абсолютно не готовы.

Возможное начало эпохи распределенных команд

Конечно, удаленная работа существует уже очень давно. Как и распределенные команды не являются новинкой, особенно в IT-отрасли. Множество компаний работают с полностью распределенными командами, IT-гиганты давно имеют офисы по всему миру, а во множестве даже глубоко консервативных компаний имеют практику “friday home office”. Год от года все больше и больше компаний пробуют практику удаленной работы.

И на это есть ряд причин. Во-первых, удаленно нужного работника легче найти, а зачастую ту же экспертизу можно получить значительно дешевле. Во-вторых, компания может изрядно сэкономить - на офисном пространстве, на релокации, на офисных мероприятиях и много на чем еще. Ну и многие работники в принципе не хотят работать в офисе по различным соображениям.

Но впервые в истории современных трудовых отношений удаленная работа принимает вынужденный и столь спонтанный характер. Для многих IT-компаний в этом нет ничего принципиально страшного - процессы и так худо-бедно настроены, доступ к данным централизован, а сотрудники работают над задачами, а не над рабочими часами. Однако, для многих “более классических” компаний это станет настоящим шоком, из которого одни выйдут намного сильнее, а иные не выберутся вовсе.

Точка бифуркации

Хороша распределенная команда для выполнения целей компании, или нет - вопрос спорный и дискутабельный. Однако тот факт, что с каждым годом все больше команд вовлекается в распределенную и удаленную работу, говорит в пользу данного подхода.

При этом во множестве компаний (а по факту в головах у управленческого состава) до сих пор существует множество мифов касательно удаленных работников:

• а что, если они будут не работать, а в игры играть?
• а как ими управлять, если нельзя смотреть в монитор через плечо?
• а как проводить совещание, если нельзя сбиться в кучу в тесной переговорке или прямо посреди опенспейса?
• а будут ли они меня слушаться, если я не смогу на них кричать на глазах у других?

и прочие важные вопросы касательно популярных управленческих методологий.

Конечно, многие мифы относительно удаленных работников не безосновательны. Для эффективной работы распределенной работы нужна как высокая собранность от работников, так и необходимый уровень доступности информации и организации коммуникаций от компании. Такие вещи особенно остро проявляются в распределенных командах, однако команда, собранная в одном месте, может работать и без этого. Как, например, невозможно управлять пассажирскими самолетами без надежной диспетчерской системы, однако группа боевых самолетов может работать самостоятельно, полагаясь лишь на рацию. Ну, по крайней мере я так думаю, я же не летчик.

Не раз и не два я лично встречался с этими мифами об удаленной работе. В большинстве случаев они больше вредят компании, чем помогают. Однако, текущая ситуация меняет все.

Компании вынуждены отправлять сотрудников работать домой

Сегодня все больше компаний объявляют о том, что во избежание заражения людей целые команды и офисы временно переходят на удаленную работу из дома. Что самое удивительное, это делают даже самые ярые противники удаленной работы - банки, производящие предприятия, крупные гос- и окологос- компании, а также огромные заскорузлые гиганты. К чему это приведет? Давайте поразмыслим.

Неразбериха

Привыкшие работать в одной комнате люди не сразу сориентируются, как себя вести в распределенной команде. А их руководители вообще лишатся сна в первые дни.

Проверка инфраструктуры на прочность

Распределенная команда намного более требовательна к инфраструктуре - доступ к корпоративным ресурсам, к коду, базам знаний, инструментам общения и т.п. Когда что-то из этого реализовано плохо, с этим можно как-то мириться при работе в офисе - громко звать на совещание вместо приглашений в почте, спрашивать у коллеги вместо ведения единой базы знаний, выписывать на листочек вместо трекера задач - худо-бедно многие команды с этим живут. Но в распределенной команде это не прокатит. Придется чинить инфраструктуру, вспоминать о заброшенной джире и учиться проводить митинги через аудио.

Проверка системы управления

Действительно, куда проще управлять (или думать, что управляешь) командой, которая сидит в одной комнате. Пару раз в день проверил - все сидят за компьютерами, все что-то печатают - значит работа кипит! А на удаленке рабочий стол сотрудника не видно, значит придется проверять, а что он в реальности сделал, и сделал ли в срок. Конечно, во многих компаниях с этим все нормально, но не везде. Кое-где менеджерам придется учиться контролировать и планировать реальную работу, а не факт наличия на рабочем месте. Ну и филонить работникам тоже будет сложнее: сделал дело - гуляй смело.

Проверка мифов и страхов о удаленной работе

Как бы не боялись многие компании отвязывать работников от батареи, им все равно придется на это пойти. Опытным путем выяснится, действительно ли это так плохо в рамках конкретной компании, или нет. Конечно, для некоторых компаний удаленная работа не подходит. А где-то построить нормальную инфраструктуру для распределенной команды будет стоить дороже, чем вообще фонд заработной платы. Но в иных компаниях люди убедятся, что работать удаленно не так уж страшно. А главное - убедятся на собственном примере.

Проверка будет полной

Не будет “частично распределенных команд” - где все сидят в офисе, а Вася на удаленке, и новости из офиса иногда до него “долетают”, т.к. никто не удосужится добавить обсуждение архитектуры в курилке в конфлюенс, а решение провести рефакторинг, принятое за кофе - в джиру. Каждый на своей шкуре испытает все “прелести” удаленной работы и сделает свои личные выводы.

Не все компании это переживут

Уже сейчас экономика развитых стран находится в пикирующей депрессии. Не все смогут пережить эту панику, и связанное с ней нарушение привычной деятельности компаний. Поставки отменяются, границы закрываются, некоторые виды торговли вообще приостановлены. Переход на удаленку тоже подливает масла в огонь. Не все смогут справится с возросшей сложностью инфраструктуры и изменениями в командных коммуникациях. Слабый погибнет.

Некоторые компании не захотят возвращаться к централизованным командам

Так как полный переход на удаленку вынудит их улучшить качество инфраструктуры и пересмотреть подходы к командной коммуникации (а именно, сместить акцент с синхронной на асинхронную коммуникацию) - на выходе они получат готовый набор всего необходимого для нормальной жизнедеятельности распределенной команды. А сама команда получит (возможно болезненный) опыт такой работы, и многим это может оказаться по вкусу.

В целом индустрия значительно выиграет

Как любая война приводит к скачку в промышленности, медицине и науке, так как угроза поражения заставляет активно искать новые подходы, так и кризис, вызванный пандемией, заставит менеджеров проверять мифы и искать подходы к повышению продуктивности в рамках тотально распределенных команд.

И если раньше этим всерьез занимались единицы, то теперь к исследованиям подключатся также крупнейшие представители различных отраслей. Останется ли удаленка так же востребована или нет после отмены карантина - в любом случае общий уровень современных управленческих методик в рамках распределенных команд значительно вырастет.

Что делать компании, которая вчера не была распределенной?

Во-первых, спокойно вздохнуть и перестать паниковать. Да, переход на удаленную работу консервативной компании - огромный стресс для менеджмента. Но ничего смертельного в этом нет.

Скорее всего это будет тяжело и болезненно. Но чтобы сделать себе жизнь чуточку легче, нужно в первую очередь уделить внимание ключевым аспектам работы удаленной команды.

Скажу сразу - я не эксперт в организации работы распределенных команд, хоть и имею управленческое образование. Поэтому мои предложения - компиляция собственного опыта удаленной работы, плюс множество материалов, которые я прочел по этой теме.

• Переход от синхронной коммуникации к асинхронной. В распределенной команде нет нужды собираться всем в одном месте для обмена информацией. Сведите количество митингов к минимуму, и приглашайте на них только тех, кто реально участвует в принятии решений. Да, не обязательно звать всю команду для принятия решения о выборе базы данных или облачного провайдера - достаточно руководителя проекта, тимлида и/или архитектора, ну можно позвать DevOps, если у вас есть.
• Доступность всех ресурсов для всех членов команды. Очевидно, что каждый сотрудник должен и дальше иметь доступ ко всем нужным ресурсам. Задачи должны переехать со стикеров на стене в джиру/трелло, документация из головы дяди Вити в вики проекта, а дамп базы данных с флешки на корпоративное облако. Во многих компаниях это уже есть, но, если это не про вас - для начала пробросьте VPN во внутреннюю сеть, чтобы работники могли сразу же получить доступ ко всему, пока админы будут настраивать доступность ресурсов из интернета. Также сразу же перенесите ключевые вещи в удаленно доступные места - джиру, конфлюенс, облако и т.п. Можете также попробовать облачные офисы и подобные решения вроде G Suite.
• Прозрачные коммуникации. Вся информация, проходящая через команду, должна где-то фиксироваться. Сходили на митинг по какой-то теме? Запишите результаты и разошлите их письмом участникам собрания. В чате пришли к какому-то решению? Зафиксируйте его в общем доступе. Созвонились с коллегой и обсудили насущные проблемы - запишите итоги в джиру или конфлюенс. В распределенной команде обмен информацией усложняется, поэтому очень важно сделать ее максимально доступной.
• Единый источник правды. Вся информация о каком-то топике должна храниться (или собираться) в одном месте. Например, информация по тикету в джире должна быть собрана воедино (например, в том же тикете). Сюда будет относится и обсуждения с клиентом, ТЗ, и переписка по разработке, и результаты тестирования, и приемка. Если документация ведется, например, в конфлюенсе, то в таск нужно добавить ссылку на конфлюенс. Аналогично добавляются ссылки на артворки, на PR в репозитории, на дампы БД и так далее. Чтобы человек, работающий с задачей, мог из одного места легко найти всю информацию, относящуюся к теме.
• Информация отделена от людей. Вся документация, знания и лучшие практики должны быть не у кого-то в голове, а в общем доступе (например, в вики). Если в офисе легко подойти к коллеге и спросить “а как это работает”, то на удаленке это сделать намного труднее. Это самая сложная часть, попробуйте делать ее постепенно, но неотвратимо.
• Планирование и контроль выполнения задач, а не человеко-часов. Часто в офисах контролируют не то, кто что делает, а то, во сколько кто ушел и пришел. Это имеет мало смысла если работники не точат гайки за станком, однако многие компании до сих пор этим пользуются. Для удаленной команды это не годится. Разбивайте работу на задачи с четкими границами, и планируйте исполнение этих задач. Это позволит, во-первых, следить за процессом более объективно, а во-вторых, перестать бояться, что без пристального взгляда через плечо работники перестанут трудиться.

Как жить дальше?

Конечно, не каждой команде такой порядок подойдет. Но так как у вас нет выбора, постарайтесь использовать ситуацию в свою сторону. Прощупайте слабые места вашей инфраструктуры, научитесь лучше использовать время и коммуникации, структурируйте рабочие процессы. Также поработайте над настроениями в команде, над мотивацией и эффективностью в новых условиях.

Ну и не надо забывать, что ваша компания - далеко не первая, кому приходится работать на расстоянии. Изучите опыт других людей, например, Remote (не реклама, просто у меня самого она стоит на полке). Почитайте тематические форумы, позадавайте вопросы в многочисленных чатах удаленщиков.

Будет сложно и интересно. Болезненно. Иногда неожиданно. Но не так сложно, как кажется.